VG‑ORTH Datenschutzerklärung zum Online-Bewerbungsverfahren

Das VG‑ORTH Online-Bewerbungsverfahren (im Weiteren: „Service“) zum Zweck der Einleitung und Vereinfachung von Einstellungsprozessen und zum Zweck der Begründung von Beschäftigungsverhältnissen wird betrieben von der VG‑ORTH GmbH & Co. KG Stadtoldendorf (im Weiteren: „wir“ bzw. „der für die Verarbeitung Verantwortliche“). Es ist wichtig, dass die Personen (m/w/d), die diesen Service nutzen (im Weiteren: „Nutzer“), darüber informiert sind, wie wir mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Services umgehen. Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst und stellen sicher, dass die gebotenen Schutzziele im Hinblick auf personenbezogene Daten erreicht werden. Wir verarbeiten, verwalten, nutzen und schützen die personenbezogenen Daten der Nutzer in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung (im Weiteren: „Erklärung“).

1.  Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten 

Die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Webseite verantwortliche Stelle ist die VG‑ORTH GmbH & Co. KG, Holeburgweg 24, 37627 Stadtoldendorf. Bei Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter der VG‑ORTH GmbH & Co. KG
Am Bahnhof 7
97346 Iphofen
datenschutz@vg-orth.de 

2. Die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Wir sind für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, die der Nutzer in den Service einbringt, oder für die personenbezogenen Daten, die wir auf andere Weise im Zusammenhang mit dem Service erheben. 

2.1 Zeitpunkt der Erhebung

Wir erheben personenbezogene Daten des Nutzers in dem Augenblick, 

  • wenn der Nutzer sich über den Service bewirbt und dabei personenbezogene Daten über sich selbst zur Verfügung stellt
  • wenn der Nutzer den Service nutzt, um mit unseren Mitarbeitenden in Kontakt zu treten und dabei personenbezogene Daten über sich selbst zur Verfügung stellt oder andere Daten angibt, die für das Bewerbungsverfahren von Bedeutung sein können. 

Es kann darüber hinaus vorkommen, dass ein Beschäftigter eine Empfehlung über einen potenziellen Bewerber ausspricht. Dieser Beschäftigte ergänzt die persönlichen Daten über einen solchen potenziellen Bewerber zum Zeitpunkt seiner Empfehlung. In diesen Fällen gilt der potenzielle Bewerber als Nutzer im Sinne dieser Erklärung und wird über die Erhebung und Verarbeitung seiner persönlichen Daten informiert.

2.2 Art der Erhebung

Bestimmte Kategorien personenbezogener Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) gehören zu den Pflichtangaben, die der Nutzer über den Service bereitstellen muss, damit die Zwecke des Services erfüllt werden können; hierzu zählen ferner die Bewerbungsunterlagen, die in Form eines Anhangs oder mehrerer Anhänge gesendet werden (vollständige Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Zertifikate, Anschreiben und weitere mehr). Andere Kategorien (unter anderem Straße/Hausnummer, Postleitzahl/Ort, Telefon-/ Mobilnummer sowie persönliche Informationen im Nachrichtenfeld), die über den Service erhoben werden, tragen ebenfalls zur Identifizierung natürlicher Personen bei. Diese Daten werden im Rahmen des Verfahrens nur dann gesammelt und verarbeitet, wenn sie uns mitgeteilt werden und sie für den Bewerbungs- und Einstellungsprozess relevant sind. 

2.3 Zweck und Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung 

Der Zweck der Erhebung und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die Verwaltung und die Organisation des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses mit dem rechtmäßigen Ziel, für uns und für den Nutzer eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses herbeizuführen. Ggf. werden die personenbezogenen Daten bei Ablehnung zum Zweck der Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen verarbeitet. Zudem werden die personenbezogenen Daten nach vorheriger Einwilligung ggf. zum Zweck der Kontaktaufnahme bei späteren Einstellungsprozessen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach § 26 BDSG und Art. 6 Abs.1 S.1 lit. a DSGVO.  

2.4 Die Einwilligung des Nutzers 

Der Nutzer willigt in die Erhebung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ein, 

  • wenn er sich über den Service bewirbt und dabei personenbezogene Daten über sich selbst zur Verfügung stellt
  • wenn er den Service nutzt, um sich mit uns in Verbindung zu setzen, und dabei personenbezogene Daten über sich selbst zur Verfügung stellt. 

Der Nutzer willigt zudem ein, dass die erhobenen personenbezogenen Daten gemäß den nachstehenden Abschnitten verarbeitet werden (2.5 Speicherung und Übermittlung; 2.6 Dauer der Verarbeitung). Der Nutzer hat das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem er sich über die unter Punkt 7 aufgeführten Kontaktdaten an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wendet. Die Inanspruchnahme dieses Rechts kann jedoch dazu führen, dass der Nutzer sich nicht auf eine bestimmte Stelle bewerben oder den Service anderweitig nutzen kann. 

2.5 Speicherung und Übermittlung 

Die über den Service erhobenen personenbezogenen Daten werden in der Europäischen Union gespeichert und dabei ausschließlich von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet und ausschließlich nur an innerbetriebliche Stellen übermittelt, die in den Einstellungsprozess involviert sind. Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Übermittlung der Daten an Dritte erfolgt nicht. Um die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten vor Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen, erfolgen Erhebung und Verarbeitung auf dem Stand der Technik.

2.6 Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden von uns so lange gespeichert, wie wir es mit Blick auf die Erfüllung der Zwecke in dem aktuellen Einstellungsprozess für erforderlich halten; dies gilt auch mit Blick auf spätere Einstellungsprozesse. Im Rahmen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme bei künftig offenen Stellenangeboten liegt die Dauer der Speicherung bei maximal 24 Monaten. Wenn der Nutzer nicht wünscht, dass seine personenbezogenen Daten für spätere Einstellungsprozesse gespeichert und erneut verarbeitet werden, kontaktiert er den unter Punkt 7 Verantwortlichen für die Verarbeitung und widerruft die erteilte Einwilligung. Nach Widerruf der Einwilligung werden die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht. 

3. Rechte der Nutzer

Der Nutzer hat

  • das Recht, Auskunft zu erlangen und Informationen über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern, indem er uns schriftlich benachrichtigt (Kontaktdaten unter Punkt 7)
  • das Recht auf eine (1) kostenfreie Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die ihm gehören (für weitere angeforderte Kopien haben wir das Recht, eine angemessene Gebühr zu erheben)
  • das Recht, gegebenenfalls unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen, indem er sich schriftlich an uns wendet (Kontaktdaten unter Punkt 7)
  • das Recht zu verlangen, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt wird
  • das Recht, unter bestimmten Umständen der Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses zu widersprechen
  • das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung zu widerrufen, die der Nutzer dem Verantwortlichen erteilt hat (die Inanspruchnahme dieses Rechts kann jedoch dazu führen, dass der Nutzer sich nicht auf eine bestimmte Stelle bewerben oder den Service anderweitig nutzen kann)
  • unter bestimmten Umständen das Recht auf Datenübertragbarkeit (Erhalt seiner personenbezogenen Daten, um diese an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen, sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt)
  • das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegen den gesetzlichen Rahmen des Datenschutzrechts verstößt.

4. Datensicherheit

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der Nutzer mit äußerster Sorgfalt. Wir ergreifen die Maßnahmen nach dem Stand der Technik (siehe auch 2.5 Speicherung und Übermittlung), um sicherzustellen, dass die Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Erklärung und der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet werden. Dennoch kann die Online-Übertragung von Daten nie ohne Risiko erfolgen, sodass alle Online-Übertragungen auf eigenes Risiko der Person erfolgen, die die Daten überträgt. 

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir werden die personenbezogenen Daten der Nutzer nicht an Dritte verkaufen oder anderweitig weitergeben. Wir können die personenbezogenen Daten der Nutzer an folgende Stellen weitergeben:

  • Behörden oder Rechtsberater im Falle eines Verdachts auf kriminelles oder unangemessenes Verhalten
  • Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn wir dies aufgrund von Gesetzen oder behördlichen Anordnungen verlangen
  • gegebenenfalls an unsere Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die als unsere Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter nach unseren Anweisungen für die Bereitstellung des Services tätig sind.

Wir werden die persönlichen Daten der Nutzer nur an Dritte weitergeben, denen wir vertrauen, die aus technischer Sicht für die Bereitstellung des Services unbedingt erforderlich sind und die die personenbezogenen Daten der Nutzer in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten, z.B. Server- und Hosting-Unternehmen, E-Mail-Unternehmen.

6. Änderungen

Wir haben das Recht, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen an dieser Erklärung vorzunehmen. Die neueste Version der Erklärung ist über den Service sowie mit ihr thematisch verbundene Leseseiten auf unserer Website erreichbar. Eine neue Version gilt als den Nutzern mitgeteilt, wenn wir den Nutzer unter Verwendung seiner über den Service mitgeteilten E-Mail informieren oder der Nutzer auf andere Weise über die neueste Version der Erklärung informiert wird.

7. Kontakt

VG‑ORTH GmbH & Co. KG
Frau Katharina Schmidt
Personalmanagement
Holeburgweg 24
37627 Stadtoldendorf

Telefon +49 5532 505-310
Telefax +49 5532 505-590
personal@vg-orth.de